15.05.2023: Anfrage zdARat: Nutzung Tauschbörse für Formulare

BEANTWORTET 15.06.2023 |

Nutzt die Leverkusener Verwaltung die bestehende Tauschbörse? 15.05.2023

Für die Realisierung des Online-Zugangs-Gesetzes OZG gibt es bundesweite Tauschbörsen für Formulare. Dies spart Zeit und Geld bei der OZG-Umsetzung. (siehe Ausführungen in Kommune 21, Nr.4/2023, S. 20/21).

  1. Nutzt die Stadtverwaltung solche Tauschbörsen, um Formulare in Leverkusen einzuführen, die in anderen Kommunen bereits entwickelt worden sind?
  2. Stellt die Stadtverwaltung im Gegenzug auch Formulare auf den Tauschplattformen zur Verfügung?
  3. Wenn Tauschbörsen genutzt werden, wie sind die bisherigen Erfahrungen?

Die Antwort in Kurzform:

  1. Die Stadt Leverkusen nutzt eine Tauschbörse.
  2. Wir stellen keine eignen Formulare ein, da wir nur für das Nachnutzungsmodell entschieden haben.
  3. Es gibt erste positive Erfahrungen, immer mit eigenen kleinen Anpassungen.

Stellungnahme – z.d.A.Rat Nr. 5 vom 15.06.2023:
Zu 1.:
Die Stadtverwaltung Leverkusen verfährt gemäß einem Beschluss des Verwaltungsvorstands vom 26.10.2021 nach dem Grundprinzip der Nachnutzung in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Dieses sogenannte Nachnutzungsverfahren von Land und Bund soll eine zunehmende Standardisierung der Online-Dienste gewährleisten und Aufwände für Eigenentwicklungen in den Kommunen reduzieren. Die Stadtverwaltung Leverkusen schließt sich daher der Planung und Inbetriebnahme von Online-Diensten über den Portalverbund inklusive dem Kommunalportal des Land NRW an. Das in NRW dafür zuständige Kompetenzzentrum Digitalisierung (CCD) im Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) arbeitet in der Entwicklung von Onlineformularen, die federführend vom Land NRW entwickelt werden, von Grund auf interkommunal. Dadurch befindet sich der Fachbereich Digitalisierung hier pro Umsetzungsprojekt in einer
Kooperation mit anderen umsetzenden Kommunen. Formulare, die federführend von einem anderen Bundesland entwickelt werden, werden der Stadt Leverkusen über den Kommunalvertreter d-NRW zur Verfügung (z. B. über die Sozialplattform) gestellt und nachgenutzt. Sollte ein Formular darüber hinaus benötigt werden, kann die Stadt Leverkusen auf den Formularverlag seitens des Anbieters Form-Solutions GmbH zurückgreifen, in dem über 1.000 Formulare vorhanden sind. Die in der Anfrage genannte Referenz (siehe Ausführungen in Kommune 21, Nr.4/2023, S. 20/21) bezieht sich auf eine im Land Niedersachsen eingesetzte Variante des Herstellers NOLIS, während zwischen dem Land NRW eine Vertragsbeziehung mit dem Anbieter Form-Solutions GmbH besteht. Die vom KDN über den Portalverbund des Landes NRW entwickelten Formulare werden über den Formularverlag von Form-Solutions auf dem Kommunalportal.NRW zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt. Hierüber stellen auch andere Kommunen von ihnen entwickelte Formulare zur Nachnutzung zur Verfügung.

Zu 2.:
In der aktuell sich im Einsatz befindlichen technischen Lösung des Kommunalportal. NRW kann seitens der Stadtverwaltung Leverkusen auf den genannten Formularverlag zugegriffen werden. Hierüber können über 1.000 bestehende Formulare anderer Kommunen nachgenutzt werden. Eine Bereitstellung eigener Formulare kann in der aktuellen technischen Lösung nicht angeboten werden, da sich die Stadt Leverkusen für das Nachnutzungsmodell entschieden hat.

Zu 3.:
Wie in den vorangegangenen Darstellungen erläutert, hat sich der Verwaltungsvorstand für den Einsatz des Kommunalportales entschieden. Der Lizenzkauf fand Anfang 2022 statt. Durch den Formularverlag der Form-Solutions GmbH wurden seitens des Landes NRW bereits eine kleine Anzahl erster OZG Dienste zur Nachnutzung freigegeben. Um die Qualität und Passgenauigkeit der Formulare sicherzustellen, koordiniert der Fachbereich Digitalisierung einen Abnahmeprozess der Formulare mit den nachnutzenden Fachbereichen. Grundsätzlich wurden erste positive Erfahrungen mit dem Formularverlag gemacht, sodass Formulare, die über das OZG hinaus gewünscht wurden, immer bereits vorhanden waren. Jedoch wurde festgestellt, dass es vor der Nutzung einer Qualitätsprüfung durch den nutzenden Fachbereich bedarf. Oftmals sind kleine Anpassungen an den Formularen nötig, die beauftragt werden müssen. Dabei handelt es sich z.B. um abweichende Abholungswege oder Gebühren im Vergleich zu der Kommune, die das Formular entwickelt hat. Zusätzlich ist in jedem Fall eine datenschutzrechtliche Prüfung der abgefragten personenbezogenen Daten notwendig, durch die zum Teil ebenfalls Anpassungen notwendig werden.

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